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Der Betriebsleiter 9/2015

Der Betriebsleiter 9/2015

Eigen- oder

Eigen- oder Fremdreinigung? Eine Übersicht der Schlüsselaspekte des Entscheidungsprozesses Wilhelm Pfeuffer Eigenregie, Komplettvergabe, Mischkonzepte, Insourcing, Upgrading zum Unterhaltsservice – die Make-or-buy-Option in Sachen Betriebsreinigung wird äußerst vielfältig gehandhabt. Welche Kriterien führen zur wirtschaftlichen Lösung, wie macht man die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern „wasserdicht“? Das nachstehende Briefing erläutert anhand stichwortartiger Merklisten die Schlüsselmodule des erfolgreichen Entscheidungsprozesses. Wilhelm Pfeuffer, Würzburg Entsprechend dem strategischen Ziel, durch selektiven Dienstleistungszukauf die Ertragsfähigkeit zu stärken, sind Umfang und Struktur des Fremdauftrags auf maximale Kostenentlastung auszurichten. Die penible IST-Analyse des betrieblichen Reinigungsdienstes sowie ein möglichst detailliertes Szenario der anvisierten Outsourcing-Lösung bilden deshalb die unverzichtbare Entscheidungsbasis. Für das Management resultiert daraus folgendes Aufgabenpensum: n Aktualisierung des Leistungskatalogs der Betriebsreinigung n Nachweis administrativer und technischer Vorleistungen n Bezifferung der gesamten direkten und indirekten Kosten n Identifizierung vergabefähiger Maßnahmen und Gewerke n Ermittlung outsourcingbedingter Kostenabbaupotenziale n Planerstellung zur Umwidmung freigesetzter Ressourcen n Auftragsausschreibung und Evaluierung der Submissionen n Kosten/Leistungs-Vergleich für Eigenund Fremdreinigung Aus diesen konzeptionellen Vorarbeiten geht das optimale Gewerk für die Fremdvergabe hervor. Unabhängig von kalkulierten Ersparniseffekten wird man allerdings solche Reinigungsleistungen besonders vorsichtig aus der Eigenregie lösen, die in ganzheitliche Arbeitsplätze eingebunden sind, zur Behebung akuter funktions- und sicherheitsgefährdender Verschmutzungen dienen, extreme Fehlerrisiken beinhalten oder unvermeidliche Leerzeiten der Mitarbeiter auffangen. Andererseits sollte man bei der Fremdvergabe nicht „zu kurz springen“: Da der Aufwand des Dienstleisters einen Fixblock aus Dispositions-, Wege-, Rüst- und Sachkosten enthält, bedeutet ein erweitertes Auftragspaket Kalkulationsspielraum nach unten. Fundierte Kompetenzprüfung Mit zunehmender Integration von Gebäude-, Inventar- und Maschinenpflege zu ganzheitlichem Infrastrukturservice hängt der Erfolg von Outsourcing-Projekten verstärkt von der nachhaltigen Leistungsfähigkeit des Vertragspartners ab. Mit dem Preisvergleich zwischen den eingehenden Submissionen ist es daher bei der Auswahl des Dienstleisters nicht mehr getan. Vor bösen Überraschungen schützt allein eine gründliche Kompetenzanalyse, die auf Schlüsselressourcen und -fähigkeiten des Anbieters abstellt: n Partnerorientierung (Problemverständnis, Empathie, persönliches Engagement, Verlässlichkeit usw.) n Kolonnenprofil (Ausbildungsstand und 60 Der Betriebsleiter 9/2015

SPECIAL I REINIGUNGSTECHNIK Erfahrung des Personals, Qualifikation und Führungsstil der Vorarbeiter) n Technologieportfolio (aufgabenspezifische Funktionalität des Equipments und der Arbeitsverfahren) n Objektmanagement (Ablaufsteuerung, Leistungssicherung, Personaldisposition, Informationsaustausch etc.) n konzeptionelle Zusatzleistungen (Berichts- und Vorschlagswesen, Planungshilfen, kooperative Projektarbeit etc.) n strategische Positionierung (Unternehmensleitbild, Branchen- und Auftragsschwerpunkte, Langfristplanung etc.) Ergibt sich das Bild eines hochproduktiven, zukunftsorientierten Unternehmens, kommt die dauerhaft angelegte Systempartnerschaft in Frage – für beide Seiten eine vorteilhafte Lösung. Dank langfristiger Auftragsperspektive kann der Dienstleister seinen Service mit zunehmender Präzision auf den Bedarfsfall abstimmen sowie ohne Amortisationsrisiken kundenpezifische Schulungen und Investitionen vornehmen, um exzellente Performance zu bieten. Effizienz- und Qualitätssicherung Komplexe Aufgabenstruktur und wechselnder Arbeitsanfall belasten die Fremdreinigung technischer Betriebstätten mit erheblichem Fehler- und Konfliktpotenzial. Darüber hinaus stellt der mangelnde Zugriff auf erfolgsrelevante Rationalisierungs- und Innovationschancen grundsätzlich ein Risiko für den Outsourcer dar. Zur Absicherung ergiebiger Zusammenarbeit empfehlen sich folgende Vorkehrungen: n Bereitstellung ausführlicher Organisationsrichtlinien und Arbeitsanweisungen n kontinuierliche Leistungsbewertungen sowie gemeinsame Objektbegehungen n Einzelabnahme besonders erfolgswichtiger oder reklamationsintensiver Dienste n Einführung und konsequente Anwendung eines adäquaten Qualitätsmesssystems n regelmäßiges, detailliertes und problemorientiertes Reporting des Dienstleisters n auftragnehmerseitiges Consulting hinsichtlich reinigungsfreundlicher Baustrukturen Unabdingbare Voraussetzungen für ein dauerhaft exzellentes Leistungsniveau sind effektive Kommunikations-, Koordinationsund Kontrollmechanismen, die schnell und präzise wirken. Mit den Routinekontakten zum externen Reinigungspersonal wird ein objektnah tätiger Vorarbeiter oder Hallenmeister betraut, der flexibel und ohne Einschaltung der vertragsverwaltenden Stelle auch Sonderaufträge und Reklamationen abwickelt. Der Dienstleister seinerseits hat für ständige Transparenz der Reinigungspraxis zu sorgen, damit beide Vertragsparteien die Wirtschaftlichkeit beurteilen und Missstände kooperativ beseitigen können. Das Jahresgespräch bietet Gelegenheit für Neuverhandlungen und Vertragsanpassungen sowie Konsultationen über Langfristperpektiven der Zusammenarbeit. Insourcing-Projekte im Griff In der aktuellen Fachdiskussion spielt das Thema Insourcing eine beachtliche Rolle. Offenkundig wächst das Interesse, fremdvergebene Gewerke zumindest teilweise in die Eigenregie zurückzuführen. Vor Beginn detaillierter Planungen verdient allerdings eine kritische Frage scharfes Augenmerk: Wie gut ist man für die Übernahme der anvisierten Arbeitspakete gerüstet, welche Ressourcen müssen entwickelt oder beschafft werden, mit welchen Kosten, Vorleistungen und Fristen ist dabei zu rechnen? Nicht selten werden nämlich die Vorteilspotenziale des Insourcing überschätzt und Implementierungsrisiken verkannt. Um erfolgreich Kurs auf Eigenregie zu steuern, hat das Management ein komplexes Pflichtenheft abzuarbeiten: n Ermittlung des qualitativen und quantitativen Kapazitätsbedarfs n differenzierter Nachweis von Ressourcenund Kompetenzdefiziten n Erfassung und Veranschlagung notwendiger Entwicklungsmaßnahmen n Kalkulation der insourcingbedingten Ertrags- und Finanzeffekte n Personalanpassung (Neu-Einstellungen, Schulungen, Coaching) n Ausrüstungsinvestitionen (Maschinen, Werkzeuge, Messmittel etc.) n Organisationsentwicklung (Kolonnenbildung, Aufgabenverteilung etc.) Insgesamt empfiehlt sich, für das Insourcing-Projekt eine längere, in funktionelle Einzelschritte gegliederte Übergangsphase einzuplanen, die einer hohen Steuerungsund Kontrollintensität unterliegt. Zudem sollte man bewährte Partnerschaften „warm halten“: Generell enthält das dynamische Reinigungskontingent hochtechnisierter Facilities Einzelgewerke, die der Dienstleister aufgrund seiner Spezialisierung, Kostenstruktur und Flexibilität konkurrenzlos günstig ausführen kann. Bilder: Kärcher, Winnenden www.kaercher.de Im Fokus Effizienz Sicherheit Nachhaltigkeit SEIT 25 JAHREN - KOMPETENZ IN REINIGUNGSTECHNIK KEHRSAUGMASCHINEN NASSREINIGUNGSMASCHINEN Reinigungsmaschinen Gebäudereinigungsbedarf Noch mehr saubere Lösungen unter www.kareima.de ÜBER 30 MODELLE ÜBER 40 MODELLE Kareima GmbH · Herbert-Wehner-Str. 29 - 59174 Kamen · Fon (02307)94151-0 · info@kareima.de

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