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Der Betriebsleiter 3/2017

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Wissenspool für die

Wissenspool für die Digitalisierung Technische Dokumentation als Schrittmacher auf dem Weg zum digitalen Unternehmen Ein wichtiger Schritt in Richtung digitales Unternehmen kann bei Maschinen- und Anlagenbauern über eine Abteilung laufen, die in vielen Unternehmen oft ein Stiefkind-Dasein führt: die technische Dokumentation. Wird das dort gehortete Informationspotenzial entsprechend verfügbar gemacht, bringt dies das Unternehmen auf dem Weg der Digitalisierung deutlich voran. Wer mitmachen will bei Industrie 4.0 oder überhaupt im Zeitalter von schnellem Informationsaustausch via Smartphone und Co., der muss sich um Daten und Digitalisierung kümmern. Kunden und Mitarbeiter wollen heute auch in der Geschäftswelt das, was privat längst Standard ist: die sekundenschnelle Informationsbeschaffung überall, jederzeit, komfortabel und vor allem leicht. Doch womit fängt man an? Wie wird beispielsweise ein traditioneller Maschinen- und Anlagenbauer zum digitalen Unternehmen? Je nachdem, mit welcher Art von Berater man sich unterhält, kommen verschiedene Strategien zum Einsatz. Von der kompletten Umkrempelung des Unternehmens bis hin zur Schaffung eigener Abteilungen für Digitalisierung – es gibt viele Ansätze, die der Unternehmensleitung große Entscheidungen abverlangen und oft auch große Investitionen. Im Kreis von Beratern und Strategen mutet es dann fast schon kurios an, wenn plötzlich ein Abteilungsleiter den Finger hebt, dessen Stellenwert im Unternehmen oft den des „müssen wir eben haben“ nicht übersteigt. Die Rede ist von der technischen Dokumentation. Oft ein Stiefkind im Unternehmen, ein notwendiges Übel, aufgezwungen durch den Gesetzgeber, weil jede Maschine nur mit einer solchen ausgeliefert werden darf. Aber genau hier schlummert ein oft vergessener Schatz, der die Digitalisierung und Informationsbereitstellung in einem Unternehmen auf einen Schlag nach vorn in das Zeitalter 4.0 katapultieren kann: Sämtliche Daten einer Maschine, über ihre Risiken, ihre Bedienung, ihre unterschiedlichen Varianten, Datenblätter, Fotos, etc. – alles ist bereits im Unternehmen vorhanden und bei den meisten heutzutage längst digital und in schnittstellenfähigen Datenbanken gespeichert. Eine große Wissensdatenbank, die aber bislang NUR für die technische Dokumentation genutzt wird. Navigation in Informationsräumen Wie kann man diese Datenschätze bergen? Das hat sich Uwe Reißenweber, Geschäfts­ führer von Docufy gefragt. Das Bamberger Unternehmen stellt seit mehr als zehn Jahren professionelle Redaktionssysteme für die technische Dokumentation her. Er sagt: „Jeden Tag sind wir bei Docufy mit Unternehmen im Gespräch, die ihre technische Dokumentation ständig weiter digitalisieren, in Komponenten und Module zerlegen und automatisieren. Uns wurde klar: Wenn man die Speicherung von Daten in ihrer althergebrachten Struktur durch das Denken in topicbezogene Informationen ersetzt, wenn man ein System findet, mit dessen Hilfe sich jegliche Information eindeutig adressieren und damit auffinden lässt, kann man diese Daten unternehmensübergreifend für viele Abteilungen nutzbar machen. Wir verwalten dann nicht Informationen in Datenbanken – wir navigieren zu Topics in Informationsräumen. Die technische Dokumentation würde dann als Wissenspool zur wichtigsten Abteilung eines digitalen Unternehmens werden“. Technische Dokumentation – vom Stiefkind zum Superstar Mittlerweile ist Reißenwebers Vision in einigen Unternehmen bereits Realität geworden. Das Dokument, wie wir es heute noch kennen, löst sich in viele kleine Informationseinheiten, die sogenannten Topics auf – und diese füllen den Informationsraum. Das Verfahren, das Docufy bei seinen Kunden einsetzt, um Datenbanken zu Informationsräumen zu machen, kommt 40 Der Betriebsleiter 3/2017

BETRIEBSTECHNIK 01 Die Software von Docufy definiert einen Informationsraum, der es erlaubt, einzelne Informationseinheiten und deren Varianten zielsicher zu adressieren. Dadurch ist es möglich, produktspezifische Informationen ad hoc und automatisiert zu erstellen und in verschiedenen Medien zu publizieren dabei aus der Wissenschaft: Prof. Dr. Wolfgang Ziegler, Leiter des Steinbeis-Transferzentrums I4ICM und Professor für Informations- und Content-Management an der Hochschule Karlsruhe führte ein Klassifikationsmodell ein, das eine Methode für die modulare Erfassung von Informationen bietet. Zentral sind dabei die beiden Dimensionen „Produkt“ und „Information“ sowie deren Einteilung in intrinsische (~ aus sich heraus) und extrinsische (~ von außen vorgegeben) Merkmale. Jede Information wird nach diesem System klassifiziert und in einer XML- Datenbank abgespeichert. Damit ist sie quasi eindeutig beschriftet und damit jederzeit abrufbar. Informationen sind dabei nicht nur Textbausteine, die beispielsweise die Funktion eines Schalters erklären, sondern auch Produktfotos, Sicherheitshinweise, Demovideos, etc. Mobile Publikationsplattform macht Informationen verfügbar In der Abteilung technische Dokumentation wird so die Datenbasis für ein firmeninternes Wissenssystem erstellt. Und diese Datenbank kann sogar bereits mittels Smartphone oder Tablet mobil angezapft werden. Docufy hat dazu eine Out-of-thebox-Lösung namens TopicPilot auf den Markt gebracht, die alle unternehmensweit verfügbaren Informationen auf mobilen Endgeräten, im Intranet und im Web publizieren kann. Die Software ermöglicht den Import aus verschiedenen Quellen und die Ausgabe von Informationen verschiedenster Formate. Jeder unternehmensweit vorhandene Content wie Text-, Bild-, Grafik-, Audio- und Video-Daten, Tabellen oder PDF-Dokumente wird mit TopicPilot verfügbar gemacht und gerätespezifisch aufbereitet dargestellt (z.B. für iOS oder Android). So kann beispielsweise der Vertriebler vor Ort beim Kunden alle technischen Details aufrufen, bei Bedarf Fotos oder Filme zeigen, Gerätevarianten anbieten und erläutern etc. Der Servicetechniker kann auf dem Display der zu wartenden Maschine die Beschreibung von Funktionen oder die Spezifikation von Ersatzteilen heraussuchen. Die Schulungsunterlagen für die Technikeinweisung wird je nach benötigtem Umfang auf Knopfdruck zusammengestellt und natürlich die technische Dokumentation automatisch zu jeder Maschinenvariante erstellt. Die Marketingabteilung entnimmt Fotos und Beschreibungen zur Gestaltung eines Produktflyers. Auch die Internetseite des Unternehmens oder 02 Die Technische Dokumentation wird zum Wissenspool für alle Unternehmensbereiche das Intranet kann technische Details und Fotos aus der XML-Datenbank stets aktuell herauslesen. Technische Dokumentation wird zur Multi-Level-Dokumentation In der Abteilung technische Dokumentation wird die Datenbasis für ein firmeninternes Wissenssystem erstellt Reißenweber: „Wir glauben, dass die Zukunft Marktteilnehmern gehört, die ihren unternehmensrelevanten Content mehrstufig in Informationsräumen vernetzen. In Zeiten, in denen bedrucktes Papier elektronischen Medien weicht und klassische Dokumente zu Abfolgen von Topics werden, kommt der intelligenten Organisation von Informationen entscheidende Bedeutung zu. Unsere Softwarelösungen versetzen Unternehmen in die Lage, das Potenzial ihrer Dokumentationen auf allen Ebenen zu erschließen. Wir gestalten die Dokumentations- und Publikationsvorgänge so, dass jede Informationseinheit in jedem Kontext optimal zum Unternehmenserfolg beiträgt. Das nennen wir Multi-Level-Dokumentation.“ Am leichtesten ist dieser Schritt hin zum digitalen Unternehmen für Betriebe, in denen die technische Dokumentation sowieso schon mit XML-Datenbanken arbeitet. Hier muss nur der Datenbestand durchforstet und jede Informationseinheit klassifiziert und damit eindeutig adressiert werden. Das bedeutet natürlich Aufwand – bei dem sich Unternehmen aber auch von entsprechenden Dienstleistern helfen lassen können. Diese Mühe lohnt sich: Wenn nämlich der Datenbestand zu einem echten Informationsraum geworden ist, ist dieser Wissenspool auf einen Schlag in allen Unternehmensbereichen – sprich Levels – verfügbar. Sofort, digital und mobil. Dann hat man es geschafft: Dann wurde die technische Dokumentation zur Multi-Level-Dokumentation und der traditionelle Maschinen- und An lagenbauer damit zum digitalen und folglich auch Industrie-4.0-fähigen Unternehmen. www.docufy.de Im Fokus Effizienz Sicherheit Nachhaltigkeit Der Betriebsleiter 3/2017 41

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